E-Mail Archivierungslösungen



 

So erfüllen Sie die gesetzlichen Forderungen

Gerade im Bereich E-Mail Archivierung herrscht oft Unklarheit darüber, welche Mails wie lange und mit welchen Mitteln archiviert werden müssen. Oft gibt es noch nicht einmal eine Richtlinie innerhalb eines Unternehmens, wie Mails archiviert werden sollen oder gar wie mit ihnen überhaupt umzugehen ist.

 

Der Gesetzgeber hat für alle empfangenen und versandten Handelsbriefe eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren festgelgt - für steuerrelevante Dokumente sind es sogar 10 Jahre. Darunter fallen auch alle geschäftsrelevanten E-Mails sofern in Ihnen z.B. Vertragsdetails zu Angeboten o.ä. enthalten sind. Empfangen Sie E-Mail-Rechnungen (mit qualifizierter Signatur), so müssen diese natürlich als steuerrelevante Unterlagen 10 Jahre revisions- und manipulationssicher aufbewahrt werden!

 

Eine Möglichkeit, auf die oft zurückgegriffen wird ist das Ausdrucken dieser Mails - eine kostspielige, zeitraubende und völlig unnötige Arbeit, die extrem umweltbelastend und für den Gesetzgeber auch auf keinen Fall ausreichend ist, weil wichtige Anhänge wie digitale Signaturen von z.B. Rechnungen dabei verloren gehen.

 

Wir bieten Ihnen E-Mail-Archivierungslösungen an, die alle gesetzlichen Forderungen nach revisionssicherer Speicherung erfüllen, die völlig transparent im Hintergrund arbeiten und ein- und ausgehende Mails samt Anhängen verschlagworten und katalogisieren - so finden Sie jede Mail innerhalb von Sekunden wieder.

 

 

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