Zarafa als Exchange/Outlook Alternative



 

Anwender

Die in Grünwald und Sindelfingen ansässige Femcon GmbH ist ein Ingenieurbüro mit ca. 30 Mitarbeitern und hauptsächlich im Bereich Finite Elemente (Modellerstellung und Berechnung) und CAE-Dienstleistungen tätig.

 

 

Ausgangslage

Die E-Mail-Kommunikation erfolgte bisher klassisch über den zentralen Mail-Server eines Providers im Internet. Die Mitarbeitern nutzten dabei diverse Mail-Clients wie Mozilla Thunderbird, K-Mail, Microsoft Outlook oder als Behelf auch das Webmail-Interface des Providers.

Problematisch war dabei jedoch die Einbindung verschiedener mobiler Endgeräte sowie der einzelnen PCs und Notebooks um diese in Bezug auf die E-Mail-Accounts, Mails und Kontakte stets auf dem gleichen Stand zu halten. In Folge dessen gestaltete sich die Koordination von Terminen mangels gemeinsamer Kalender und Kontakte immer sehr schwierig.

 

Hinzu kommt, dass der Faktor Datenhoheit im Zuge der Erkenntnisse um den NSA-Skandal für die Geschäftsleitung eine sehr wichtige Rolle spielte und die Kommunikationsdaten daher zukünftig besser auf dem eigenen Server und in eigener Verantwortung liegen sollten.

 

Als problematisch erweist sich hierbei jedoch die schlechte infrastrukturelle Internet-Anbindung des Hauptstandortes über eine DSL-Leitung mit nur geringer Bandbreite. Dieser Faktor spielt bei der Suche nach Alternativen und Lösungen eine wichtige Rolle für die Umsetzbarkeit und lässt Inhouse-Lösungen von vorneherein nur geringe Chancen.

 

 

Zielsetzung

Es sollte ein System etabliert und eingeführt werden, das neben den obligatorischen PCs und Notebooks natürlich auch die Anbindung moderner Kommunikationsmitteln wie Tablets und Smartphones problemlos ermöglicht und dabei gemeinsame Kalender und Kontakte auf alle Geräten bereitstellt und das unter der Prämisse der Datenhoheit, wenn möglich, auch in Eigenregie betrieben werden kann.

 

Ein weiteres Kriterium für alle Lösungen war die möglichst umfassende native Unterstützung der vorhandenen heterogenen Infrastruktur mit ihren Linux- und Windows-Arbeitsstationen und den schon erwähnten Mobilgeräten auf Android und iOS-Basis.

 

Als grundsätzliche Lösungen wurden im Evaluierungsprozess dabei folgende Varianten der Umsetzung ins Auge gefasst:

 

1.  Inhouse betriebener Mail- und Groupewareserver (Exchange, Zarafa, etc.)

2.  eine gehostete Exchange Lösung bei einem externen Provider

3.  Zarafa auf einem eigenen vServer/Server eines externen Anbieters

 

 

Lösung

Grundsätzlich zu entscheiden war vorab, ob eine Inhouse-Lösung, egal welcher Art, überhaupt in Frage kommt. Durch die schlechte Internet-Anbindung am Hauptstandort mit nur geringer DSL-Bandbreite vor allem im Upload-Bereich wurde dieser Ansatz verworfen, weil dadurch erhebliche Engpässe bei der Synchronisation der diversen externen Clients zu erwarten war.

 

Die grundsätzliche Entscheidung fiel daher zwischen einer extern gehosteten Exchange Lösung oder einem extern betriebenen Zarafa-Server. Im Fall der Exchange-Server-Lösung gab es etliche Anbieter mit zahlreichen Angeboten im Bereich Hosted Exchange, die unter der Prämisse der einzuhaltenden Datenschutzbestimmungen auch direkt in Deutschland hosten.

 

Für die Zarafa-Lösung wurde nach kurzer Marktstudie ein selbst betriebener vServer in einem deutschen Rechenzentrum ins Auge gefasst, weil vorgefertigte Angebote deutscher Anbieter in diesem Bereich quasi nicht vorhanden waren.

 

Ein grundsätzliches Problem einer Hosted Exchange Lösung besteht hauptsächlich bei der Limitierung des Speicherplatzes und der damit verbundenen Kosten für ausreichend große Postfächer für ca. 30 Mitarbeiter. Die technischen Möglichkeiten der Anbindung externer Mobilgeräte und Notebooks stellt grundsätzlich kein Problem dar - ebenso wie die geforderten Kriterien der gemeinsamen Kontakte und Kalender.

 

Die Entscheidung fiel dann letztendlich auf die Zarafa-Lösung mittels angemietetem Linux-vServer eines deutschen Dienstleisters zu geringen monatlichen Betriebskosten. Der Vorteil dieser Lösung ergibt sich vor allem durch die schnelle Internetanbindung des vServers gegenüber einem eigenen Hardware-Server mittels nur einer DSL-Anbindung, deren geringe Upload-Bandbreite für einen flüssigen Betrieb hinderlich ist. Hinzu kommt die wesentlich variablere Speicherplatznutzung des vServers für die einzelnden Postfächer und Dienste, die relative einfache Installation und Wartung des Zarafa-Servers und die relativ geringen Lizenzkosten auch für ca. 30 Clients.

 

 

Erfolg

Seit Inbetriebnahme des Zarafa-Servers und Import der vorhandenen Mailboxen ist ein verzögerungsfreies Arbeiten in gewohnter Weise möglich - jeder Mitarbeiter kann weiterhin seinen bevorzugten Mail-Client nutzen und jederzeit auch an Linux-Arbeitsplätzen mittels des Zarafa WebAccess oder der WebApp auch die geforderten Groupware-Features bequem nutzen.

 

Der Abgleich der gemeinsamen Kalender und Kontakte auf mobilen Endgeräten funktioniert problemlos über die nativen Apps der Geräte und auch sonst kann im Notfall auf einen Webbrowser und den Zarafa WebAcess oder die WebApp zurückgegriffen werden.

 

Die Nutzung gemeinsamer Kalender und Kontakte erleichtert den Arbeitsalltag wesentlich, weil alle Mitarbeiter stets den gleichen Stand haben und auch externe Mitarbeiter stets im Bild sind.

 

Die größte Ersparnis liegt aber in den wesentlich geringeren Lizenzkosten gegenüber einem eigenen Exchange-Server und den erforderlichen Outlook-Lizenzen und auch der unproblematischen Groupware-Anbindung der Linux-Arbeitsplätze, die unverändert weiter betrieben werden können.

 

 

Weitere Informationen

Wenn Sie an weiteren technischen Details der Umsetzung interessiert sind, können wir Ihnen diese in einem persönlichen Gespräch eingehend erläutern oder auch eine Test-Installation auf einem Linux-vServer einrichten um Sie von der gewählten Lösung zu überzeugen.

 

 

 

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